پیکربندی ایمیل سازمانی

ساخت ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی یکی از متداول‌ترین و پر کاربردترین بسترهای ارتباطی هر سازمانی به حساب می‌آید. سرویس ایمیل سازمانی به خوبی جایگزین نامه‌نگاری و مکاتبات قدیمی شده و بهترین انتخاب برای تعامل درون‌ سازمانی و برون‌ سازمانی بین کارمندان و مخاطبان سازمان است. دیگر هیچ کسب و کار و سازمان معتبری پیدا نمی‌شود که سرویس ایمیل سازمانی نداشته باشد یا از ایمیل‌های رایگان استفاده کند. در این مقاله قصد داریم ابتدا به معرفی ایمیل سازمانی پرداخته و از جنبه‌های مختلفی با کاربرد این نوع سرویس ایمیل آشنا شویم. در ادامه نیز ، انواع روش‌های ساخت ایمیل سازمانی را با هم خواهیم دید.

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی ، یک سرویس ایمیل است که امکان ارسال و دریافت پیام‌های ایمیلی را برای کاربران سازمان فراهم می‌کند. مهمترین ویژگی سرویس ایمیل سازمانی، این است که بصورت اختصاصی برای یک سازمان راه‌اندازی شده و مدیریت آن در اختیار همان سازمان قرار دارد. یعنی تمامی حساب‌هاری کاربری آن توسط خود سازمان تعریف شده و کلیه سیاست‌های امنیتی و ملاحظات ارتباطی سازمان در آن رعایت شده است. سرویس ایمیل سازمانی روی دامنه‌های متعلق به سازمان تنظیم می‌شود. به عبارت بهتر می‌توان روی یک سرویس ایمیل سازمانی، برای چندین دامنه مختلف سازمان سرویس ایمیل تعریف کرد که همگی بصورت یکپارچه مدیریت شوند. همچنین اکثر سرویس‌های ایمیل سازمانی علاوه بر سرویس ارسال و دریافت ایمیل، از ابزارهای تعاملی دیگری هم پشتیبانی می‌کنند. این ابزارها به کارکنان کمک می‌کند که کارهای گروهی را به راحتی و با کمترین هماهنگی مدیریت و برنامه‌ریزی کنند.
امکان به اشتراک گذاری پوشه پیام‌ها، سازماندهی و مرتب کردن خودکار پیام‌های ایمیل، تقویم یکپارچه، مدیریت مخاطبان، دسترسی به فضای ابری برای ذخیره‌سازی و مدیریت مستندات، امکان ثبت و مدیریت وظایف از جمله قابلیت‌هایی است که بصورت یکپارچه در سرویس ایمیل سازمانی قابل ارائه است.

کاربرد ایمیل سازمانی

طبق آمار بدست آمده از انجمن اطلاعات و بازاریابی، روزانه چندین میلیارد ایمیل در دنیا ارسال و دریافت می‌شود. از این حجم پیام، درصد بسیار زیادی را ایمیل‌های سازمانی تشکیل می‌دهند، ایمیل‌هایی که از یک سازمان برای افراد یا سایر سازمان‌ها ارسال شده‌اند. این که سازمان‌ها بجای ارسال فکس، نامه کاغذی و تماس تلفنی، از ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند، به دلیل مزایای کاربردی است که ایمیل سازمانی در اختیارشان قرار داده است. از جمله مزایای ایمیل سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :

برقراری ارتباطات هدفمند بین بخش‌های داخلی سازمان و مشتریان

سرویس ایمیل سازمانی، این امکان را فراهم می‌کند که فهرست آدرس‌های سراسری برای سازمان ایجاد شده و در اختیار همه کارمندان قرار بگیرد. در این فهرست آدرس ایمیل تمامی کارمندان و تیم‌های کاری سازمان قرار خواهد گرفت و همه کاربران سازمان به آن دسترسی دارند. کاربران پس از ورود به ایمیل سازمانی خود، می‌توانند آدرس ایمیل همکاران خود را در فهرست آدرس‌های سراسری جستجو کنند.

کاهش هزینه‌های ارتباطی

ارسال نامه‌ های کاغذی و کاتالوگ‌ های چاپ شده علاوه بر هزینه بالایی که دارد، آسیب‌های غیرقابل جبران زیست محیطی هم در پی دارد. اما شرایطی وجود دارد که برای تبادل برخی مستندات محرمانه، نامه‌ها و پیام‌های داخلی سازمان نیاز به بستری امن با رعایت محرمانگی بالا داریم. این مسئله برای کاتالوگ‌ های تبلیغاتی ؛ تراکت‌ها و اعلامیه‌ها هم صدق می‌کند. در صورتی که بستر ایمیل سازمانی، تمامی ویژگی‌های یک سرویس امن و مطمئن را داشته باشد، محل ذخیره‌سازی اطلاعات ایمیل‌ها در دسترس سازمان باشد، می‌توان از ایمیل سازمانی برای تبادل این دست مستندات استفاده کرد. با استفاده از بستر ایمیل سازمانی، هزینه ارتباطات داخل سازمان هم به دلیل برخورداری از قابلیت به اشتراک‌گذاری مستندات بسیار کاهش پیدا می‌کند. استفاده از ایمیل سازمانی میزان مصرف کاغذ را کاهش می‌دهد و علاوه بر پیشگیری از هزینه‌های مازاد به حفظ محیط زیست هم کمک می‌کند.